點石成金之精打細算：會議與展覽的預算(六)

【好展會網】 展出人員險，包括醫保險、人身事故險、個人財產丟失險等。比如，飛機目前還未能達到百分之百的安全，因此，有些展出者為其展臺人員辦理乘坐飛機的人身險。這是在飛機票價內的保險之外加辦的保險，萬一出現事故，事故受損方將獲航空公司和保險公司兩筆賠償。 <BR>保險應當是展覽業人士所掌握的業務，大部分展覽保險是展出者概括成運輸、施工等規定條款聽取保險公司建議后安排的。展出者一般可以使用有長期關系的保險公司。如果展覽會所在地有規定必須使用指定保險公司，在了解清楚后按規定辦。展覽會組織者通常會推薦可靠的保險公司。有些專業的展覽保險公司可以提供一攬子展覽保險。 <BR>如果展出者辦有長年保險，可以不再專門為展覽辦理保險。只需要將展覽保險納入長年保險范圍之內既可，保險公司可能不會增加保險金。如果是集體展出組織者投保，如果有長業務關系，保險公司也可以提供優惠標準。 <BR>集體展出組織者一般不會承擔保險費用，但是往往會統一辦理保險。集體辦理保險可以省去參展者精力，費用均攤標準也會低一些。 <BR>保險最重要的單證是受保險單。其他可能使用的單證有受損報告書。<BR><BR>■<STRONG>禮儀與迎送<BR></STRONG>對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。<BR>值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。<BR>各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。<BR><BR>■<STRONG>展覽禮儀企劃</STRONG><BR>展覽會以其獨具的專業性、針對性的特點逐漸成為國際、國內企業直接面對客戶，展示自己的極好工具。與次同時一種新的禮儀文化隨之誕生，既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國巴黎的一次展覽會，之后在70年代形成規模，并逐步向專業化、正規化發展，80年代末90年代初，展覽禮儀在我國也逐步發展起來。 <BR>禮儀企劃既是通過專業策劃公司的精心策劃，為參加展覽會的公司提供最完美的參展活動設計方案。它包括硬件的展位、展臺布置，以及與之配合的各種聲、光、電效果；軟件的宣傳促銷活動、展覽禮儀模特的培訓及包裝等，使公司的優勢最大限度地表現出來。公司參加展覽會的主要目的無非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。但是要達到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過來。參展企業通常把這個任務交給展覽禮儀企劃公司來做。 <BR>如何進行展覽禮儀策劃，使企業在萬商云集中能一枝獨秀呢？ <BR>1、要了解展覽會的類型、企業品牌、產品特點、展臺風格、展位的周邊環境及競爭對手的情況；<BR>2、通過所掌握的資料進行整個禮儀活動的創意策劃。例如要達到影視效果、解說效果、配音效果等等；<BR>3、根據展示風格，選擇禮儀小姐是活潑開朗型、小巧玲瓏型還是現代表演型模特；<BR>4、根據選擇的模特進行服裝的設計制作，展覽服裝要求新奇悅目，可按創意分為穩重型和明快型。總之能充分表現一個企業的特色；<BR>5、根據創意將模特進行分工，例如：解說員、演員、展示員、接待員進行人員培訓；<BR>6、展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發揮也對展覽的成功有著很大影響。 1996年中國國際汽車展中，世界名車云集，盛況空前，取得極大成功。在成功的背后，展覽會中的禮儀企劃功不可滅。奔馳、寶馬、本田、三菱等名車不僅在展臺設計、技術專業人員上花了大力氣，更在禮儀策劃、人員的選擇培訓，服裝的選擇等方面下了功夫。當我們走進展覽會，本田小姐嗓音清澈的解說，讓人贊嘆不已；福特小姐的現場表演讓人流連忘返，精美的展臺、高雅的小姐，更顯示出汽車的名牌。這些展覽禮儀小姐與汽車的品牌、車型、風格、特點巧妙融合，相得益彰，體現出展覽禮儀企劃的精細和獨具匠心。伴隨汽車展的轟動效應，展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。 <BR>提到模特，一般人會想到時裝表演，而對展覽模特的了解卻較為淺淡。人們通常認為，展覽模特不就是請幾位漂亮的小姐，站在那里發資料嗎？這里僅說對了一點，漂亮小姐發資料是為了推廣企業形象，但這些還遠遠不夠，單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特，展覽禮儀模特還要具備良好的公關素質。如：應變能力，動聽的聲音，流利的解說能力，服裝模特的表現能力，豐富的禮儀常識等。有的企業認為本公司中的專業技術人員，完全可以應付，就可不需要禮儀企劃不錯，技術人員可以應付技術問題，可是技術人員很難在短時間內吸引客戶視線，除非技術人員有著模特般的氣質與形象。<BR>關于禮儀小姐及禮儀企劃在展覽上的運用，可以舉個例子：在中國國際展覽中心的一次國際制冷展上，美國TRAE公司憑著出色的展覽設計及禮儀模特企劃，獲得了極大成功人們紛紛被TRAE獨特的展示設計所吸引。在亮麗的背景幕布上，懸掛著一張巨幅風景畫，象征著TRAE公司為改善人們的生存環境而奮斗的目標。在展臺上，兩位美麗動人的小姐帶著微笑和來賓合影，一位專業攝影師用一次成像的相機把這一幕變成永恒。短短幾天，大約4,000人得到了自己與TRAE小姐的合影的照片。TRAE公司成功的展覽禮儀企劃，一時被傳為佳話。<BR><BR>■<STRONG>展臺人員訓練</STRONG><BR>為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺人員之后，必須對他們進行培訓。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應當接受培訓。培訓的目的是使展臺人員了解展出目的，掌握展臺工作技巧，培養合作及集體精神。<BR>如果條件許可就安排比較正規的培訓，至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術指導。培訓工作可以在選定展臺人員后即著手進行。比較正規的培訓形式包括籌備會或培訓班，時間可以是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學輔助工具，比如投影儀、講義等。培訓方法要盡量正規，越正規，越顯示組織者的重視，培訓效果也就越好。若有主要負責人參加展覽，也應參加訓練，這對提高訓練效果有利。<BR>培訓內容要有系統，培訓材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業協會、展覽研究機構、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓，有專門的展臺工作培訓教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓教材應該標明秘密程度，培訓內容和步驟可以分為三部分：<BR>1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環境和條件。<BR>●首先相互自我介紹，培訓者和接受培訓者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經驗。<BR>●展出介紹，包括展覽會和展臺情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。<BR>●展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，并對展臺人員提出相應的工作要求。展品介紹，要詳細介紹每一項展品，其性能、數據、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規模、銷售渠道、規章制度、特點習慣和銷售價格等。<BR>2、工作安排。向展臺人員布置展臺工作，并提出要求和標準，必須使展臺上的每一個人知道、理解展出目的；布置展臺工作，包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、公關工作、新聞工作以及后續工作等，進行分工，提出要求；管理安排，包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等；行政安排，包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展臺工作準備就是圍繞此開展，包括市場調研、準備貨源、準備產品資料、準備貿易條款等。<BR>3、技術訓練。主要訓練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環境下的工作有所不同，即使是有經驗的推銷人員也應接受展臺技巧培訓。可以使用模擬方式并應準備完善、系統的培訓資料。另外，如果可能，要培養展臺人員認真的工作態度、協作精神和集體感。<BR><br>
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