點石成金之精打細算：會議與展覽的預(yù)算(三)

【好展會網(wǎng)】 新聞發(fā)布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：<BR>1、活動策劃與主題確定<BR>2、節(jié)目策劃與議程安排<BR>3、資料準備<BR>4、與會人員邀請、溝通與確定<BR>5、時間、場地落實與場景布置<BR>6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布<BR>7、現(xiàn)場氣氛控制<BR>一、清楚發(fā)布會所要達成的目標，發(fā)布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格。<BR>大體上，新聞發(fā)布會可以分為如下幾個類別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路：<BR>1、政治性嚴肅感<BR>2、高科技產(chǎn)品類正規(guī)中帶有活潑<BR>3、農(nóng)業(yè)類別親切、環(huán)保<BR>4、文化類別文化感、歷史感<BR>5、一般工業(yè)品科技感、品質(zhì)感<BR>6、娛樂類活潑，前衛(wèi)<BR>7、時尚產(chǎn)品經(jīng)典中帶有時代氣息<BR>8、工藝品類經(jīng)典、古拙<BR>9、其他類別相應(yīng)的風(fēng)格<BR>二、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。<BR>一個發(fā)布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。<BR>建立組織的原則：一是專業(yè)原則，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是平衡原則，因事設(shè)組，每個組的工作量相對平衡；三是分工原則，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是扁平原則，一般在大型的活動中有多層次的金字塔結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精干、高效為要；五是制度原則，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。<BR>發(fā)布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會有些講話和表態(tài)。在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。<BR>籌辦新聞發(fā)布會，牽扯的精力和時間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請專業(yè)公司代理。<BR>三、確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調(diào)整。<BR>時間的控制，一般以時間進度表（倒計時）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。<BR>整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關(guān)鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現(xiàn)。<BR>四、活動策劃、確定活動主題。<BR>活動策劃主要包括如下內(nèi)容：<BR>1、會議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。<BR>在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發(fā)言的時間，演講稿件字數(shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。<BR>2、主題策劃發(fā)布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn)XXX發(fā)布會字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。<BR>另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有新聞字樣的發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，很多企業(yè)略去新聞字樣，采用其它稱法。<BR>確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，進而影響發(fā)布會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內(nèi)容改為機場、貴賓室進行，或者時間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的關(guān)鍵點，宜重點來抓。<BR>參會人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。<BR>新聞記者則是發(fā)布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統(tǒng)計工作。<BR><br>
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