參加國際商展多項準備工作

【好展會網】 國際性商業展覽是代理商接觸進口產品最直接的途徑，當然也是參展廠商錄求代理商，并與潛在客戶商談的絕佳商機。然而參展，尤其是參加國際大展，并非易事，從展前準備、展覽期間的應對至展后的后續連擊，都與參展的效果息息相關。<br><br>美國展覽者雜志指出，參加國際展最好能在一年前即開始準備，并將整年計劃劃分為四個階段，依序完成，方能達至預期的理想目標。<br><br>奧蘭多及邁阿密展覽中心均享有頗高的國際聲譽，前者因場地規模大及周邊設備完整，吸引了眾多國際商展前往該處舉行；邁阿密則因被視為進入拉丁美洲市場的門戶，故以相當多來自拉丁美洲的賣主。<br><br>以下為多家專業展覽后勤服務公司的專業經驗，提供廠商參考。<br><br>一、計劃時間表<br>（一）12個月前<br>1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃；<br>2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料；<br>3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；<br>4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃；<br>（二）9個月前<br>1、設計展覽結構；<br>2、取得展覽管理公司的設計批準；<br>3、選擇并準備參展產品；<br>4、與國外潛在客戶及目前顧客聯絡；<br>5、制作展覽宣傳冊；<br>（三）6個月前<br>1、以廣告或郵件等進行推廣活動；<br>2、確定旅行計劃；<br>3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款；<br>4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯；<br>5、安排展覽期間翻譯員；<br>6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；<br>（四）3個月前<br>1、繼續追蹤產品推廣活動；<br>2、最后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品，帖上公司標簽，贈送索取樣品的客商；<br>3、將展位結構設計做最后的決定；<br>4、計劃訪客回應處理程序；<br>5、訓練參展員工；<br>6、排定展覽期間的約談；<br>7、安排展覽現場或場外的招待會；<br>8、購買外匯；<br>（五）四天前<br>1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包；<br>2、搭乘飛機至目的地；<br>（六）三天前<br>1、抵達，飯店登記；<br>2、視查展覽廳及場地；<br>3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；<br>4、指示運輸承包商將物品運送至會場；<br>5、連絡所有現場服務承包商，確定一般準備就緒；<br>6、與展覽組織代表連絡，告知通訊方法；<br>7、訪問當地顧客；<br>（七）兩天前<br>1、確定所有物品運送完成；<br>2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能；<br>3、布置展位；<br>4、將所有活動節目做最后的決定；<br>（八）一天前<br>1、將攤位架構、設備及用品做最的檢查；<br>2、將促銷用品發送直接分配中心；<br>3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報；<br>（九）展覽期間<br>1、盡早到會場；<br>2、於展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；<br>3、實地觀察后盡早預約明年場地；<br>4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；<br>5、對于沒有把握的產品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作信心；<br>6、每日與員工進行簡報；<br>7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應；<br>（十）展覽結束<br>1、監督攤位拆除；<br>2、處理商機；<br>3、寄出謝卡；<br><br>二、攤位地點的選擇<br>選擇合適的場地是參展計劃中重要的一部分，首先須考慮的是人群流動的方式，了解人潮在整個展覽會場移動的方向，再依此挑選攤位。舉例而言，通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區，而圓柱或空的攤位場地及上貨區則是陰礙人潮的潛在問題。<br>是否將攤位設在競爭對手隔壁引起頗多廠商的爭論，但廠商可將如此的攤位有效利用，藉機展示自己產品利於競爭者的地方。如果在展覽期間須要使用懸掛牌示、高加架或罩蓋，則須選擇有足夠高度的地點，避免擋信可見度。此外企業間亦可共同組團參加國際展，一來即可壯大聲勢，二來也可在展覽會場自在一國陳館。<br><br>三、小攤位如何引人注目<br>（一）、大部份展覽中心會提供廠商天花板聚光杰，不然也可租用攜帶式照明系統。根據產業調查，照明可將展品認知度提高30%至50%。<br>（二）、成立主題式展覽攤位。大企業通常是采用傳統方式展覽，且依賴大規模場地，故小企業可以創新設計以顯突出。<br>（三）、依攤位大小選擇大小合適的展示用品及參展產品，以免過度擁擠或空洞。<br>（四）、善加利用組合式展覽用具，避免作用使用看似低廉的桌布覆蓋桌子。<br>（五）、盡量韶華、整齊化展覽，展示單項或兩項產品。<br>（六）、選用少量且較大的圖片，創造出強烈的視覺效果。太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時限制文字的使用。<br>（七）、將圖片置放在視線以上，圖片要應自壁板36英寸高以上的地方開始放置。<br>（八）、使用大膽且搶眼的顏色，從遠距離即可突現出來，避免易融入背景的中性色彩；<br>（九）、成立完整服務式的展覽攤位，而非自助式。將手冊、贈品及樣品擺放在桌上任參觀者取拿后離開，不但無法達到互動，也非參展的目的。<br><br>四、其他產品的介紹<br>圖片及公司手冊可讓參觀者進一步了解展示產品以外的產品資訊，除此之外，廠商可在會場提供錄映帶、模型、產品展示名片（明確列出電話號碼、網址、傳真、郵寄住址）、相簿、軟體介紹、互動產品型錄，可達到宣傳效果。<br><br>五、廣告宣傳<br>廣告宣傳在整個展覽過程扮演重要角色，專業展覽管理公司認為參展廠商須在展覽前三個月，要求內部公關部門或外面雇傭的公關公司在專業雜志上刊登至少一篇以上的告別報導，然后將該篇報導的重印本寄給目前及潛在顧客群，并加附信件一封提醒顧客該項產品將於會中展出，同時也可附贈由展覽組織公司提供的且印有公司名稱及攤位號碼的展覽貴賓卡。<br><br>六、網頁宣傳<br>越來越多的展覽贊助單位提供參展廠商與展覽網頁的連接，參展者可藉此提高公司及其網頁知名度，參觀者亦可在線上提出技術問題，或與廠商訂定展覽期間的約談。為了善加利用此推廣機會，廠商可在網頁上刊登展覽產品圖片或主題，并列出未來展覽一覽表，如此一來，不僅方便客戶做參觀規劃，并可藉由相片提高展覽現場辨識度。同時廠商亦可下載產品示范，上網者可先在網路上簡單了解廠商的產品，再至會場取得詳細資料。<br>“謹慎選擇，及時決定，用心準備，完善后續服務”是保證參展效果的要訣，相信參加國際展覽可以給企業發展帶來許多生意機會，是不容錯失的拓銷手段。<br>
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