展覽運(yùn)輸——國際運(yùn)輸代理的工作準(zhǔn)則

【好展會網(wǎng)  物流專題】 <p>國際展覽運(yùn)輸協(xié)會（IELA-International Exhibition Logistics Association)對現(xiàn)場運(yùn)輸代理（site agents)規(guī)定了如下業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)(standards of performance)。 　　現(xiàn)場運(yùn)輸代理的業(yè)務(wù)在很大程度上依賴于三個方面的有效管理：（1）聯(lián)絡(luò)；（2）海關(guān)手續(xù)；（3）搬運(yùn)操作。國際展覽運(yùn)輸協(xié)會對三方面的最低要求如下： 　　1.聯(lián)絡(luò) 　　聯(lián)絡(luò)的第一要求是語言。國際展覽運(yùn)輸協(xié)會現(xiàn)場運(yùn)輸代理成員必須配備會說流利英語、德語、法語以及展覽會舉辦國家或地區(qū)的主要語言的雇員。 　　這些語言幾乎可以應(yīng)付任何可能發(fā)生的事情。雖然展出者和外國運(yùn)輸公司在籌備參加國外展覽會時會安排翻譯，但是，協(xié)會要求現(xiàn)場運(yùn)輸代理能夠用客戶的大部分人員的語言進(jìn)行交談。只有熟練的語言能力才能達(dá)到這一點(diǎn)。 　　現(xiàn)場運(yùn)輸代理必須在展覽會場設(shè)立全套辦公設(shè)施，如果會場不具備條件，代理要在合理的距離內(nèi)最好是步行距離內(nèi)設(shè)立辦公設(shè)施。在后面的條件下，必須配備全套的、常設(shè)的支持（back-up)設(shè)備以便與地方辦公室及時聯(lián)系。 　　展出者必須能夠隨時找到現(xiàn)場運(yùn)輸代理而不需要走出會場。 　　為了協(xié)助客戶與協(xié)會現(xiàn)場運(yùn)輸代理的聯(lián)絡(luò)，協(xié)會要求現(xiàn)場代理配備以下設(shè)備：國際電話線路，國際電傳線路，國際傳真。 　　不允許通過地方電信部門提供這些服務(wù)。如果現(xiàn)場代理沒有條件配備這些設(shè)備，至少也要配備傳真。在大部分國家已不存在安裝臨時電話或電傳線路的困難，少數(shù)發(fā)展中國家除外。 　　現(xiàn)場代理必須提供詳細(xì)的、有效的郵政地址，這一點(diǎn)對臨時在現(xiàn)場工作的代理非常重要，并安排展覽會前后運(yùn)輸單證文件（提單是、海關(guān)文件等）直接寄給現(xiàn)場代理。 　　2.海關(guān)手續(xù) 　　現(xiàn)場工作最關(guān)鍵的部分可能是辦理海關(guān)手續(xù)。 　　協(xié)會代理與展覽會組織者共同為展覽會設(shè)立臨時免稅進(jìn)口手續(xù)。根據(jù)海關(guān)規(guī)定，現(xiàn)場代理可能還需要擔(dān)?；蚪槐ＷC金。 　　下一步是與海關(guān)官員商妥在現(xiàn)場工作的期限和時間。包括正常工作之外的時間、周末、節(jié)假日。有些國家海關(guān)規(guī)定不得在正常時間之外工作。但是大部分國家的海關(guān)只要提前通知并作適當(dāng)?shù)难a(bǔ)貼安排，可以日夜工作。 　　協(xié)會代理必須做好上述兩項安排以及其他必要的安排，以便可以隨時找海關(guān)官員辦理手續(xù)。 　　每天工作開始時間不得晚于8：00，工作結(jié)束時間不得早于16：30。在這個時間之外，如果有需要，仍可以找基干職員（skeleton staff)辦事。 　　根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)，可以有足夠時間安排海關(guān)手續(xù)。 　　（1）進(jìn)口手續(xù)。 　　整車放行卸貨：在預(yù)先完全通知的情況下，貨車抵達(dá)后6小時；在未預(yù)先通知的情況下，貨車抵達(dá)后24小時； 　　空運(yùn)貨物放行：在預(yù)先完全通知的情況下，貨車抵達(dá)后8小時；在未預(yù)先通知的情況下，貨車抵達(dá)后48小時； 　?。?）出口手續(xù)。 　　包裝檢查：在預(yù)先完全通知的情況下，開始后2小時；在未預(yù)先通知的情況下，申請后8小時； 裝車檢查、鉛封（貨車放行）：在預(yù)先完全通知的情況下，裝車后3小時；在未預(yù)先通知的情況下，申請后8小時； 　　辦完出口或轉(zhuǎn)口文件：在預(yù)先完全通知的情況下，提交文件后4小時；在未預(yù)先通知的情況下，申請?zhí)峤晃募?小時。 　　另外需要指出的是，除進(jìn)口手續(xù)未預(yù)先通知情況之外，所有手續(xù)都由同一海關(guān)官員在一個班次內(nèi)完成。貨車裝貨完畢等待文件和鉛封不應(yīng)過夜。同樣，展出者要求海關(guān)檢查掏箱裝箱應(yīng)該在同一天辦理。 　　但是如果貨車在海關(guān)下班前抵達(dá)或裝完，又未事先通知，便難免過夜等待。同樣條件下，展出者臨下班前要求海關(guān)檢查也可能無法安排。 　　以上時間期限的前提條件是展出者提供全套、準(zhǔn)確的文件，事先通知并準(zhǔn)確地表述和申報。 　　3.搬運(yùn)操作 　　協(xié)會代理必須熟悉現(xiàn)場并在展覽施工和拆除期間能隨時使用合適的設(shè)備和有經(jīng)驗(yàn)的搬運(yùn)工?，F(xiàn)場代理有責(zé)任事先預(yù)計到非常規(guī)、大尺寸的物品的運(yùn)輸裝卸問題，并相應(yīng)準(zhǔn)備好特殊設(shè)備。 　　代理要在現(xiàn)場安排倉儲地，如果不可能，就在盡可能近的地方（不超過30分鐘的路程）安排倉庫，以存放易被盜或保密的物品。 　　空箱應(yīng)當(dāng)存放在現(xiàn)場或離會場盡可能近的地方，以備萬一展出者將物品遺留在箱內(nèi)需要尋找。另外也為了展覽會結(jié)束后能迅速運(yùn)回空箱。如果有條件，空箱應(yīng)當(dāng)存放在室內(nèi)。如果沒有條件，必須采取措施保證空箱回運(yùn)時與運(yùn)出時狀況一樣。 　　空箱及時回運(yùn)是展覽會拆除成功的關(guān)鍵因素，使展出者能盡早裝箱和裝車，這有助于盡早清場。 　　如果展覽會面積達(dá)到10萬平方米，空箱全部回運(yùn)時間最晚也不得超過正式拆除第一天的12：00，如果展出者或組織者同意，并更有利于拆除進(jìn)度安排，空箱空運(yùn)可晚一些運(yùn)回。 　　如果展覽會面積超過10萬平方米，將視情況安排空箱回運(yùn)時間。但是，在一般情況下，空箱回運(yùn)工作必須在正式拆除第三天開始的時候全部完成。即使這樣，代理仍必須合理安排，保證凡要求空箱回運(yùn)的展出者都可以在正式拆除的第一天中午便開始收到部分空箱，其他空箱在以后陸續(xù)回運(yùn)。 　　在任何情況下，不允許發(fā)生有任何展出者一直等到拆館的第三天才收到空箱的現(xiàn)象。 　　卸車和裝車必須按商定的時間進(jìn)行，以下時間適于10萬平方米及以下的展覽會： 　　卸車或裝車必須在同一天內(nèi)盡快完成，條件是：車輛按施工/拆除計劃時間抵達(dá)，或在工作日有足夠的時間內(nèi)抵達(dá)。如果晚到，在不影響其他按時抵達(dá)的車輛裝卸的情況下，必須在第二個工作日一開始就裝卸。另外，如果展館只有一個運(yùn)貨門，那么為該門附近展臺運(yùn)貨的車輛應(yīng)當(dāng)盡量安排在施工期最后卸車，并安排在拆除期最前裝車。 　　協(xié)調(diào)好所有展出者的要求，并相應(yīng)安排好搬運(yùn)操作，就可以避免出現(xiàn)混亂。在現(xiàn)場設(shè)立倉庫有助于解決問題，對各方都有益處。 　　現(xiàn)場代理在收到使用吊車的要求后，應(yīng)當(dāng)能夠在第二個工作日提供吊車服務(wù)。在此期間，代理可以安排設(shè)備和勞工。如果展出者要求當(dāng)天使用吊車，代理在可能的情況下應(yīng)該盡量安排，最晚在第二個工作日的開始時應(yīng)安排好。條件仍然是不影響周圍展臺、走道、運(yùn)貨門的正常工作。 　　現(xiàn)場搬運(yùn)操作的成功完全在于現(xiàn)場代理，現(xiàn)場代理必須事先協(xié)調(diào)好所有展出者的搬運(yùn)要求，并提前將相應(yīng)的安排通知組織者和所有展出者。這樣就能夠避免展出者提出工作計劃之外的搬運(yùn)要求，或提出臨時遇到的難題。 　　但是不事先通知現(xiàn)場代理，卻突然提出立即要解決的大問題的現(xiàn)象確實(shí)存在。這種情況可能會嚴(yán)重影響正常的展場搬運(yùn)工作?，F(xiàn)場代理的任務(wù)之一就是使這種現(xiàn)象減少到最低限度，最終消除這種情況。</p>
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